Wie schicke ich im weiteren Projektverlauf Unterlagen, Dokumente oder andere Informationen an die SFG?
Die zentrale Stelle des Informationsaustauschs ist der Bereich „Unterlagen und fehlende Informationen“:
- Wenn wir Unterlagen von Ihnen nachfordern oder Fragen an Sie haben, finden Sie diese im Bereich „Unterlagen und fehlende Informationen“. Sehen Sie dort ein i-Symbol? Dann bekommen Sie per Klick weitere wichtige Informationen. In der Spalte „FÄLLIG BIS“ sehen Sie, bis wann Sie uns die Informationen spätestens schicken müssen. Laden Sie hier je Zeile ein oder auch mehrere Dateien hoch oder erfassen Sie eine Anmerkung. Manche Dateien müssen vor dem Abschicken elektronisch signiert werden. Tun Sie das bitte über das rote Unterschriften-Symbol in der jeweiligen Zeile. Auch Signaturen von mehreren Usern sind möglich; Sie können auch einzelnen Personen das Recht einräumen, ein Dokument zu signieren. So berechtigte Personen erhalten einen Link per E-Mail, der sie zum Dokument führt und zehn Tage gültig ist. Das Portal informiert Sie, sobald das Dokument signiert ist. Nach dem Signieren schicken Sie Ihre Informationen in markierten Zeilen mit dem Button „Ausgewählte senden“ an uns.
- Manche Dokumente schicken wir Ihnen, damit Sie sie elektronisch signieren können – etwa Ihren Förderungsvertrag. Sie können hier keine Dateien hochladen. Nutzen Sie einfach die Signaturfunktion des Portals. Tun Sie das bitte über das rote Unterschriften-Symbol in der jeweiligen Zeile. Auch Signaturen von mehreren Usern sind möglich; Sie können auch einzelnen Personen das Recht einräumen, ein Dokument zu signieren. So berechtigte Personen erhalten einen Link per E-Mail, der sie zum Dokument führt und zehn Tage gültig ist. Nach dem Signieren schicken Sie Ihre Informationen in markierten Zeilen mit dem Button „Ausgewählte senden“ an uns.
- Wenn wir strukturierte Informationen von Ihnen brauchen, schicken wir Ihnen ein Formular, das Sie ebenfalls im Bereich „Unterlagen und fehlende Informationen“ finden. Sehen Sie dort ein i-Symbol? Dann finden Sie per Klick dahinter weitere wichtige Informationen. In der Spalte „FÄLLIG BIS“ sehen Sie, bis wann Sie uns die Informationen spätestens schicken müssen. In der Spalte „FORMULAR“ finden Sie ein Formular-Symbol. Mit Klick auf das Symbol öffnet sich das Formular. Erfassen Sie hier bitte die entsprechenden Informationen. Sie müssen nicht alles auf einmal ausfüllen, sondern können den aktuellen Stand auch speichern, um später fortzufahren. Auf Basis Ihrer Eingaben können Sie hier jederzeit ein PDF-Dokument erstellen. Klicken Sie auf den Button „Formular abschließen“, erzeugt das Portal ein finales PDF-Dokument. Ab diesem Zeitpunkt können Sie das Formular nicht mehr bearbeitet. Sind Ihre Informationen doch noch nicht korrekt? Dann löschen Sie das PDF-Dokument mit Klick auf das Lösch-Symbol. Damit wird wieder jener Stand des Formulars aktiv, den Sie vor dem Abschließen hatten. Manche Formulare müssen Sie vor dem Abschicken elektronisch signieren. Tun Sie das bitte über das rote Unterschriften-Symbol in der jeweiligen Zeile. Auch Signaturen von mehreren Usern sind möglich; Sie können auch einzelnen Personen das Recht einräumen, ein Dokument zu signieren. So berechtigte Personen erhalten einen Link per E-Mail, der sie zum Dokument führt und zehn Tage gültig ist. Nach dem Signieren schicken Sie Ihre Informationen in markierten Zeilen mit dem Button „Ausgewählte senden“ an uns.
Strukturierte Informationen zu Ihrem Antrag fordern wir manchmal auch über eine so genannte „Nachreichung“ nach. Alles Wissenswerte über Nachreichungen finden Sie in der FAQ „Die SFG fordert Informationen oder Unterlagen zum Antrag nach – wie gehe ich vor?“. Es kann übrigens sein, dass Sie im Bereich „Unterlagen und fehlende Informationen“ eine Zeit lang nach wie vor eine Zeile für fehlende Informationen sehen, obwohl Sie sie uns schon in Form der Nachreichung geschickt haben. Sie können diese Zeile ignorieren.
Wie Sie Ihr Projekt über das Portal abrechnen, erfahren Sie in der FAQ „Muss ich auch die Abrechnungsunterlagen über das Portal schicken?“
Weitere FAQ zum Thema
1. Fragen zur Bedienung des Portals
1.3 Fragen rund um die weitere Projektabwicklung
Erteilen Sie Zugriffsberechtigungen auf Ihr Projekt über die Schaltfläche „Berechtigungen“! So berechtigte Personen erhalten einen Link per E-Mail, der zehn Tage gültig ist. Nur über „Einlösen“ dieses Links innerhalb der zehn Tage mit ihrer eigenen Bürgerkarten-Signatur/ID Austria gelangen sie zum Projekt. Zugriffsberechtigte Personen können dann alle Dokumente und Nachrichten zu diesem Projekt einsehen – auch nach Abschluss des Projekts. Außerdem können sie das Projekt weiter bearbeiten und erhalten Info-Mails über Änderungen der Daten, neue Portal-Nachrichten und neue bzw. entzogene Berechtigungen. Bitte nutzen Sie diese Funktion umsichtig und denken Sie daran, vergebene Berechtigungen wieder zu entziehen, wenn Personen keinen Einblick mehr in die Projektdaten haben sollten.
Muss eine andere Person lediglich ein Dokument signieren? Dann Berechtigen Sie diese direkt im Signatur-Dialog lediglich zur Signatur. So berechtigte Personen erhalten einen Link per E- Mail, der sie zum Dokument führt und ebenfalls zehn Tage gültig ist. Das Portal informiert Sie, sobald das Dokument signiert ist.
Bevor Sie eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter verlässt, muss sie/er über die „Berechtigungen“ einer anderen Person den Zugang zum Antrag/Projekt gewähren. Diese Person kann dann die Zugriffsberechtigung jener Person löschen, die das Unternehmen verlässt.
Wir informieren Sie per E-Mail über jede neue Nachricht, die wir Ihnen aufs Portal stellen. Auch wenn sich wichtige Daten im Bereich „Projektdaten“ ändern, erhalten Sie E-Mail-Post von uns. Wichtig zu wissen: In diesen E-Mails finden Sie aus Sicherheitsgründen keinerlei Information über den Inhalt der eigentlichen Portalnachrichten.
Einige Dokumente, die Sie über das Portal an die SFG schicken, verlangen verpflichtend eine elektronische Signatur; jedenfalls müssen der Antrag und – sollte sie von Ihrer Steuerberatung unterschrieben werden müssen – die Darstellung der wirtschaftlichen Situation mindestens eine elektronische Signatur aufweisen – auch einzelne Unterlagen, Dokumente und Formulare, die Sie im Bereich „Unterlagen und fehlende Informationen“ finden. Sie signieren hier über das rote Unterschriften-Symbol in der jeweiligen Zeile. Auch Signaturen von mehreren Usern sind möglich; Sie können auch einzelnen Personen das Recht einräumen, ein Dokument zu signieren. So berechtigte Personen erhalten einen Link per E-Mail, der sie zum Dokument führt und zehn Tage gültig ist.
Im Rahmen der Abwicklung werden wichtige Dokumente von der SFG elektronisch signiert. Die Signaturen befinden sich dabei elektronisch eingebettet in den Dokumenten. Auf den Dokumenten weist das „SFG-Signatursiegel“ auf die elektronische Signatur hin:
Durch die positive Prüfung eines in elektronischer Form vorliegenden, von der SFG elektronisch signierten Dokuments, wird eindeutig nachgewiesen:
- Das Dokument wurde nach der Signatur nicht verändert (Integrität).
- Das Dokument wurde von zeichnungsberechtigten Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern der SFG gültig signiert (Authentizität).
Die Rundfunk & Telekom Regulierungs-GmbH (https://www.rtr.at/), die Regulierungsbehörde für den österreichischen Telekommunikationsmarkt, stellt als Aufsichtsstelle nach dem Signaturgesetz ein Online-Signaturprüfungs-Service zur Verfügung. Hier können Sie ein elektronisch zugestelltes, signiertes Dokument hochladen und die Echtheit der im Dokument eingebetteten, elektronischen Signaturen prüfen: https://www.signaturpruefung.gv.at
Nach erfolgreicher Durchführung der Signatur-Prüfung wird die Gültigkeit der elektronischen Signatur angezeigt und Sie können einen detaillierten Prüfbericht herunterladen:
Achtung: Teilweise zeigen Ihnen Adobe-Produkte bzw. andere Software-Systeme zum Erstellen oder Lesen von PDF-Dokumenten fälschlicherweise Signaturen der SFG als ungültig an.
Ja. Wie Sie Ihr Projekt abrechnen, erfahren Sie im Bereich „Abrechnungen“. Entweder wir haben hier Formulare für Sie vorgesehen, in denen Sie dann bitte Ihre angefallenen Kosten dokumentieren (Details dazu, wie Sie vorgehen, finden Sie in der Abrechnungs-Checkliste, die wir Ihnen schicken) – oder aber Sie schicken uns Ihre Abrechnungsunterlagen wie Verwendungsnachweis, Kostenaufstellung, Belegverzeichnis, gescannte Rechnungen bzw. Zahlungsbelege etc. in Form von Portalnachrichten. Bei größeren Datenmengen hängen Sie einfach gezippte Dateien an Ihre Portalnachrichten an. Ganz wichtig: Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen für Ihre gescannten Dateianlagen wie z.B. Rechnungen. So können wir sie eindeutig den geförderten Kostenpositionen zurechnen.
Bitte schicken Sie keine E-Mails an personengebundene E-Mailadressen!
Ganz wichtig: Sie müssen die Berechtigung mit dem Link aus dem E-Mail, das Sie bekommen haben, aktivieren, den Link also „einlösen“. Selbst wenn Sie schon als User am Portal arbeiten, sehen Sie aus Sicherheitsgründen Projekte, auf die Sie berechtigt werden, erst ab diesem Zeitpunkt.
Im Normalfall schicken Sie uns fehlende Dateien oder Texte direkt am Portal im Bereich „Abrechnungen“. Die identische Darstellung finden Sie auch im Bereich „Unterlagen und fehlende Informationen“ – auch von hier aus können Sie die Informationen schicken; aber bitte niemals per E-Mail!
Unter Umständen brauchen wir Informationen zu Abrechnungsnachweisen in strukturierter Form. Dann öffnen wir die jeweilige Abrechnung für Sie erneut. Mit dem Button „Abrechnung erneut Bearbeiten“ kommen Sie wieder in Ihre ursprünglichen Nachweis-Formulare. Ändern Sie Ihre Daten, finalisieren Sie die Abrechnung und signieren Sie das Abrechnungs-PDF. Sie können auch einzelnen Personen das Recht einräumen, das Abrechnungs-PDF zu signieren. So berechtigte Personen erhalten einen Link per E-Mail, der sie zum Dokument führt und zehn Tage gültig ist. Bevor Sie dann den Button „an SFG senden“ klicken, versichern Sie sich, dass Ihre Angaben korrekt und vollständig sind.